非一般政府工(一) ： 做到想死的國金/世銀年會

上回提到考入香港政府(在此)，成為二級行政主任(EO)，經過兩星期迎新訓練，被派到「香港金融管理局」特設的辦事處，籌備1997年9月在港舉行的「國際貨幣基金會/世界銀行」(IMF/WB)年度會議。

背景介紹：IMF/WB年會平時會在總部美國華盛頓舉行，但每隔兩年就會選一個會員國家舉行海外年會，正式會期通常是一星期，但因為難得集合全球的財長及中央銀行行長在一起，有時亦會趁此時機舉行G7(七大工業國組織)的特別會議，1997年在香港亦是這樣安排，再包含其他周邊研討會或活動，整個年會日程就達兩星期。

這個年會的規模之大，是一般人好難掌握的。組織的會員國就有180個，每個國家都會派其財政部部長/銀行行長及一班職員出席。有別於一些國家禮儀活動(例如國婚、總統就職，又或者香港回歸典禮)，這班人不是逗留一兩天，而是兩星期，一邊要出席日復日的會議，討論全球經濟發展的大議題，亦會討論非常實際議決的，如向某些第三世界國家作援助或貸款安排。更重要的是，他們跟一起來的下屬，都有自己國家的日常工作，要離開國家一兩星期，要求能安全又有效率地遙距工作是必然的。

如何讓180個國家的金融財務代表在海外如常工作？就建個辦公室給他們吧。向大家透露些內幕消息，有傳當年香港政府申請舉辦年會時，曾想過將改裝了的遊輪放在維港變身為年會總部，但後來決定擴建灣仔會展，即是現時的會展新翼。香港回歸儀式能在會展新翼舉行，都是靠IMF/WB年會這個擴建決定，之後再臨時趕工提早兩個月完成Grand Hall給他們用。

我工作的年會臨時辦事處，設在灣仔海旁入境大樓，就是為了靠近當時正在建設中的會展新翼。1997年的6月到10月這半年，我基本上是在灣仔海旁渡過的。我們這班新丁報到時，辦事處員工數量大概只有二三十人左右，而且都是較高層的組長級，我們是第一批要落手落腳做的級別。辦事處架構由大約十個功能分組組成，我記得的就有場地、保安、交通、家屬活動、外交、推廣傳訊等等。我是唯一一個被派去「場地組」(Venue)的新丁，因為場地組有明確要求，不要剛大學畢業生的新丁，所以我這個由電視台走出來的就被選到這「地獄組」。愈接近會期，就愈多公務員被調派來幫手，最後期有幾百人，所以我們這些算早到的一班，就不知不覺變成辦事處核心成員。

為什麼只是「交通」就有一組人？180個國家的財金官員，部份會携眷，當年亦有超級多國家元首出席，成千人當然不單只住在灣仔附近的酒店，在繁忙的香港要確保他們每日準時到會場不是易事，而且都是國家首長，就要有相應的保安安排。當年就是由Mercedes-Benz贊助180架全新轎車，再指派180個輔警當每個國家代表的私人司機。到會期時，又要日夜與警方保持聯繫。

至於「場地組」，IMF和WB都是高層次的國際組織，要確保年會無論在哪一個國家舉辦都能順利進行，當然會向主辦國提出一連串要求，單就場地的各項要求，就有一小本電話簿的厚度，仔細如各代表辦公室使用的文具標準都清楚列出。這本電話簿，就是我們的聖經。這就是在一大展覽廳為他們建的辦公室。

在場地組其中幾個同事，每個都有自己“獨力”負責的範圍，我要強調獨力，是因為每個範圍可能只是場地數以百計的事務之一，但工作難度與容量卻不是小事。同組一個同事負責場內特設的留言系統，即在場館各主要地點設置留言系統及大顯示器列出有留言的人的名字，見到自己的名字就可以進入系統讀取及回覆訊息，這是一個好方便的設計，因為每日成千人出出入入，各人參加的會議不同，不同國家的代表可能一年或幾年才見一次面，未必有對方聯絡方法，用這系統就可以很方便地找人/聯繫。同事要負責的由系統程式設計，到場地網絡安排(不要忘記當時新翼仍是個地盤)等一一包辦。

另一個同事負責在場館設立臨時的現金提款機(ATM)，你不要以為這是小事，凡涉及金融/銀行業的事都不是小事，又要確保包括非洲或其他發展中國家那180個會員國的代表及下屬不論用什麼提款卡都可以順利提款，只是聯系香港各主要銀行，細節安排每日運現金入場這種種事項已做死一個人。

又另有一個同事只負責指示牌(signage)，有去過會展的人都知道那場館(新翼加舊翼)有幾大。不知大家有沒有留意，每當進入這些超級場館時，好與不好的方向指示，可以影響你對整件事的印象，因為沒有人想迷路或白行啊。會展新翼樓層分佈不正常，二樓三樓後跳到五樓再跳到七樓，亦有很多自動電梯跨層上落，當時單是會議室分佈在新舊翼就有十幾廿個，還有180個國家代表的辦公室，如果有一個財長及政要白走了作投訴，都不是小事。如何令會場指示牌合乎一般人視覺邏輯，不是想像中容易。現在你們在會展見到的指示，都是我們撤出後，會展才安上自己的一套。

不計上司，這是我入組時已有的三個組員及他們負責的單項(我是第四個)，要在幾個月之內完成都不容易，但我們場地組個個好像以一敵十，到最後組員都不超過廿個，我現在想起來也覺得神奇。雖然後來的組員已不用一個人獨力負責一個項目，但你亦會明白為何這一組不接納沒工作經驗的新人，因為沒人有空教你。

先寫到這裡，下回再介紹我負責的範圍，我暫時只可以說，我是組中唯一一個，工時長到後期要安排入住在會展對面的酒店，因為我連回家的時間也不足夠。