首先，祝大家新年快樂。
我聖誕與新年期間，除了公眾假期外，沒有額外放假，農曆年也將會是這樣，什麼地方都沒去在家做大懶蟲，主要原因都是剩下的年假太少，不想浪費。
以下又是我這個中年婦，實在忍不住要發洩(rant)的時候了！
我回港工作都有一年多了，愈待得久，就愈發現香港的上班族，無論年輕的或是年紀大的，都好像沒有跟這個網絡時代接軌，仍然停留在非常離線/下線(offline)，非常原始的運作模式上。
我想請問一下，剛大學畢業沒多久，或正在就讀的同學們，如果你們要做功課寫論文，是如何搜集資料的？參考書....網上資料.... 不是嗎？
那為什麼一離開學校要上班時，那自學的技能就完全拋掉？
如果之前沒留意，我是負責公司的行政及物業管理相關工作的。一般人都會認為，任何人都可以擔任這些「沒有難度」的工作。我坦白告訴你，這個想法不正確。
更準確的說法，應該是：大部份機構，即使行政部門做得很差，或什麼都不做，公司也不會倒閉的，這也是為什麼有很多能力低的人一直留在行政部工作，因為工作相對穩定，被辭退的機會不高(除非上司是我)。
但是，一個專業而又有水準的行政部門，對協助公司業務運作的提升(效率/質素)，可能是大部份人未經歷過亦想像不來的。
這種看低行政工作的態度，即使是我現在與過去的兩個上司(美國及香港)，都不意外地表現出來。在我美國辦公室的地方主管(不是我矽谷的行政部上司)，是電子工程師出身的業務管理高層，他來上班第一天見我的時候，第一句就問：我看過你履歷，為什麼你會在這裡做這樣的工作？我現在的老闆，幾十年一直在私人機構做人力資源工作，來到這機構同時主管行政部，亦一直跟我說：你真是我見過做行政工作的異類。
以上意見，並不是要說我多特別多優秀，反而只是想反映，大部份來自私人公司背景的上班族，對行政工作的理解與期望都太低了！因為，我過去有十幾年在公營機構工作，是不會聽到類似的話的。公營機構對行政工作的要求較高，自然地也不會看輕這些工作，大家見香港政府由港英年代到現在，每年中央考核過五關斬六將招募的兩個職系之一，就是行政主任。為什麼政府行政主任的起薪點，一般會是同樣是大學學歷私人機構管理實習生(management trainee)的兩倍？我1997年入職行政主任的起薪點忘了是$22,000還是$26,000，這個23年前菜鳥的薪酬，比很多今年的畢業生一般起薪點還要高呢！(今年入職的行政主任起薪點是$31,750)。政府想以高薪搜羅求職界的精英，原因很簡單，就是公營機構對行政工作的要求很高。
噢，抱歉，寫到遠離題目了。我想說的只是..... 不要看輕行政工作，因為優質與劣質的可以差很遠。
行政工作是一門既專業，但同時也是很瑣碎的業務。很多你想像得到，想像不到的範圍，都會包括在行政部門內。我現在的機構有僱員接近400人，辦公室在自置物業三層佔地四萬多平方尺(3900平方米)。因為機構業務關係，我要負責的一些工作種類有：
~ 全球23個辦事處的租賃
~ 三層自置物業的管理，當中包括行內稱的“風火水電”。因為不是租的，所以硬件如空調系統的更換與保養、洗手間運作、消防系統建設及保養，消耗設施更換(如天花燈/茶水間設備)，或軟件如請保安員，辦公室清潔等都是我的範圍，跟一般租辦公室有什麼事就打個電話叫物業管理處處理不一樣。
~ 辦公室的所有設備購買與保養，如各大型文儀用品，會議室用的影音設備，電話系統之類(這機構在我來之前三年已想換掉已用了超過20年的電話系統，經歷兩個部份主管都拖著換不了，我來了連採購安裝在半年內就換了)。
~ 倉庫及物流。你見我們香港及全球有這麼多辦事處，亦因業務關係，我們有大量東西要存倉及付運，各國海關的要求與嚴謹度都不一樣，業務的同事又大部份對此無認識亦不想認識繼續亂來，這可以是很頭痛的事。除了一般貨倉，我們在外有放舊檔案的文件倉，也有承辦商提供文件掃瞄存檔的服務。另外單只是本地及海外派件或速遞工作，我們已有三個不同的供應商(跟倉庫物流的付運不一樣)，再另加了香港郵政局的郵資蓋印機(franking machine)....... 這通通只是付運各種東西出入就有這麼多個種類。
~ 辦公室環境改善及裝修(我未來三個月，就要更換部份空調，更換三層樓公眾走廊的地毯，安裝電窗簾，完全拆掉一個男洗手間重新裝修(去年也拆了兩個)，安裝及啟用之前拆走的閉路電視)。
~ 因業務關係，我機構有聘用外營的旅遊巴士及房車接載服務，也有公司車及司機，三種是分開採購及管理的。
以上只是我部門部份的工作。所以，如果你以為行政部，只是幫你訂文具、管茶水、印名片、有接待員，攪公司派對，或者有時候換辦公室傢俱，就是我們的工作，也就是所有人都懂得做的工作，那可能是你公司的業務太簡單，或者你們的行政部質素太低，想都沒想過他們可以做多一點。(當然，以上提的也是我的管理範圍，但都是最基本的)。
所以，什麼類型的人，才適合，或可勝任較專業的行政工作？
其實很簡單，主要只有兩項素質：
1) 能夠同時處理不同的工作(multi-tasking)
2) 自學能力高
第一項不用多講，第二項的主要原因，也正正是因為行政工作涉及的範圍非常廣，而且基本上在學校是學不到的(除了物業管理)，那即是說差不多所有東西，都是邊學邊做，每一個種類的工作專有名詞不一樣，要注意的東西不一樣，甚至供應商的文化及行規不一樣。但是打工不是實習，沒有公司會容許你坐下來不受打擾慢慢學，也沒有導師老師整理好課本教你的，這就是為什麼「自學能力」在執行行政工作時很重要。再者，行政部要使用及管理非常多供應商承辦商，如果你什麼都是只靠它們，那只獲低質貨品/服務，或被騙的機會會好高，所以一定要有相當的專業知識，才能提出清晰、合理及不能被拒絕的要求。
我管理部門有個習慣，就是喜歡時不時轉換員工負責的工作，及不可能讓一個工作範圍只有一個同事了解沒有後備補助。行政部沒有專才這回事，只有全才，如果有下屬抗拒這種工作調派，我是不會強留他們的。
我現在的下屬，全都是來自私人公司行政工作背景的，工作態度沒有問題，但時不時我就會聽到他們條件反射地說：這個種類(例如海外物流)我沒做過我不懂。
我通常只有兩個回應：1)我都未做過但我自學一會已懂；2)你是否所有工作都是做過才懂得做？那你剛出身，剛來這公司時是怎樣過的？
沒有人一出世，一出來工作，就什麼都懂的。重要的是，面對不懂的新事物時，你以什麼態度對待？作為上司的我，其實，只是在等那些小朋友說一句：這個項目我之前沒有接觸過，不過等我先看看舊檔案及上網找找資料，若有不懂的我再來問你。
不過寫了過千字，還是未到正題(哈哈)！
其實我最想寫的，是現在香港人，上網找資料的能力太低了。
我都是回來香港，在職場待了一年多，才知道原來好多香港人，不懂得google！
所謂不懂，不是不知道有google這個入門網站，也不是不知道google的功能是什麼，而是不懂得如何用google找適合的答案，或者在遇到工作上的問題時，沒有想過可能會在網絡上找到答案。
在過去十幾年，網絡發展最高速的時候，大部份日子我都在美國，不知道香港人的用網情況。不過有一些都幾經常發生在我跟我老公身上的事，就是別人(女兒/同事/普通朋友等)懶惰地向我們“打電話問功課”。可能因為我倆好奇心都重很八卦，什麼事都想知道點，自自然然身旁的人就當我們是google，順手順口就先開口問，有時甚至是很簡單的事。我老公有時會好串地回一句：答案在這裡：www.http://
lmgtfy.com。
大家知道這個網站嗎？
lmgtfy ........就是....... "let me google that for you"的縮寫(我老公的幽默感，不是一般人可領會的，但我就會會心微笑。
香港在職的人好奇怪，你以為他們不懂用網絡找東西找資料嗎？又不是，不然你看看那些為子女選學校，準備辦婚禮，或者要團購這些那些的..... 跟自身利益有關的，多多資訊都找得到。
但很多常識性的東西，又或者是跟自身及家人私下利益沒直接關係的範圍上，就一點都不八卦，一點動力去了解都沒有，又或者突然腦閉塞一樣，即使想了解也不意識到可在網絡上找答案。
根據觀察，我慢慢發現，香港人沒習慣用google，不喜歡用google，有部份原因是他們沒有想過用“英文”搜尋，在互聯網的世界，繁體中文的資料與內容非常非常有限，一來有不少中文人對科技有抗拒，但亦有一個重點，是華人沒有“分享”“共享”的習慣，所以如果你只習慣用中文搜尋google希望找答案，大部份時間只會出一兩個頁面的連結(web link)，而且十之八九都跟你問的東西沒關聯，久而久之，你就會放棄嘗試在網絡找答案。
我就試舉幾個在我部門發生的例子。
我們去年拆了兩個廁所重新裝修，但承建商的表現與手工都不理想，其中一個問題是舖下的地磚，磚塊與磚塊間的灌漿，不知道為什麼總是在乾透後變色(我們選深啡防滑磚，灌漿也選磚紅色，但一乾了就變成淺灰近白色，非常礙眼)。負責的下屬雖然是努力形，但就時常被承建商說句：“就是這樣的，再做過都會一樣”.... 然後就不知道怎樣跟進。
當然，做行政的同事，即使有裝修辦公室的經驗，也未必有裝修公用洗手間的經驗，我也沒有啊！而且即使有，亦不等於對每個細步驟每種物料都懂。但裝修行業，是很看個別公司/師父的專業操守的，當你什麼都不懂又被他們發現，而他們也不是什麼好人的時候，被騙的情況可說是百份百。
當時出現這個情況，下屬就是一個不知道怎辦的模樣，但她的職級也是要大學畢業後起碼八年工作經驗才會被考慮啊，絕不是菜鳥，不可以只是把問題傳達給我，然後就當自己工作完成。如果所有灌漿都會乾透就變白色，那為什麼會有不同顏色的灌漿可以選擇？為什麼承建商說一句“就是這樣的”就算數？有沒有想過自己找答案？如何找答案？
我叫下屬自己嘗試上網找答案(問題原因)時，很快她就說找不到。但我用了不到十分鐘就弄出頭緒。香港職場的人，即使是年輕一代，智能手機不離身的一代，不知為什麼就是不想去學會運用網上的資訊幫助工作(私人生活方面又不是那回事)。如果你不用腦，就去搜尋“灌漿變色”，或者廣東話“掃口粉變色”，那什麼都找不到當然不是出奇的事！你以為用中文的裝修師父，會在網絡上教授任何秘訣嗎？
我想也不想就用英文去找答案的(grouting discoloration / fix color problem with grout)，英語系統在這方面的資訊是多到你看也看不完的，亦有很多DIY的普通人會將經驗分享在YouTube，歸根究底，就是你是否願意花多點心機在工作上。請不要跟我說我不知道灌漿/掃口粉的英文是什麼，我的機構主要是以英文溝通的，如果你之前不懂得工作範圍有關的用詞(中/英文)，也要自己找個方法學會，我不是大家的英語老師，不是來教大家英文的。
如果覺得以上例子難度高，另外一個非常簡單的工作，就是叫他們更換各層樓茶水間的微波爐，換掉用了多年舊款白色的，我唯一要求就是要換不鏽鋼/銀色，這個工作很簡單吧！最前線茶水阿姐與辦公室助理，都不約而同跟我下屬說要找有撥號的(dial)款式，因為同事習慣了。我一聽到第一個反應是“習慣可以改，已帶飯回公司的，如果想吃飯，學不會嗎？”然後下屬又說找不到不鏽鋼又有撥號的款式。我問一句：你是怎樣找的？她就說去連鎖電器商店的網頁找(如豐澤)。我反一個白眼，然後在她面前google "microwave for elderly use"，再一轉去image page，一排排不鏽鋼面又有撥號的微波爐照片就在眼前。
跟著我又發現，原來我的下屬不知道很多東西，直接打入google就會有答案，例如直接在搜尋空隔打"52 kg to...."，首先你自己會見到字體下會引領你選"52 kg to lbs"，再一按答案就直接出來(而且google自己的converter也置頂會走出來讓你繼續用)。我發現原來我的下屬是會先去google "kg to lbs converter"，然後選一個連結按進去，再打入要轉換的數據，才得出答案，難怪他們工作效率這麼慢！你們都是這樣做的嗎？難道真的很多人不懂得用google？
坦白說，我回來香港工作後，有一個很深的體會，就是覺得年輕人的「自學」能力，比我十多年前離開香港時，明顯下降。我不知道箇中原因是什麼，可能是香港年輕人的英語應用能力低了(很明顯)，可能是他們都是衣來張手，飯來張口的一代，習慣了有什麼懶得自己找，都是上網問一句別人就會自動把答案奉上，也可能是年輕一代的好奇心好學心低了，直接導致常識都低了，經常會問些好明顯是常識的問題。
總之，我上班時，要反白眼的頻率.....非常高！(而我自己部門的下屬，已是工作態度一流的幾個。)
我不是一個什麼都知道的萬能人，單有140+的IQ，但沒有好奇好學心，仍是走不到那裡的。當有東西我不知道不明白未接觸過時，起碼我會努力去自學，盡量令自己在短時間內學懂基本的，或要留意的。連我這個接近五十歲的中年人都仍在努力，年輕的一代，究竟有什麼藉口？這不是對職場進升有沒有幫助的問題，不要跟我說現在年輕人沒機會這樣那樣，所以沒有動力。這是最基本的，你受薪來工作，懂得做，做得到就是基本啊。
現在你可以想像，我上班時.....可以有多兇！
發洩完畢！
