上回講到我被派到國際貨幣基金/世界銀行年會辦事處的「場地組」工作,這一組亦是地獄組,原因有幾個:
~ 與其他如保安、公關或家屬活動等組別不同,場地組不是desk-bound的工作。當然我們日常也有很高量的文書/聯繫/會議工作,但我們同時是「地盤佬」,要時常到會展看工程進度,在場地解決問題。我工作的半年內灣仔會展都是在趕工高潮,不像其他組別,可能到會期前兩三個月才正式進入繁忙高峰期。
~ 會展新翼是很大的場館(地盤),我報到時外圍仍包著圍網(下圖來自會展網頁),內籠除了分好層及間格好主要部份(如大展覽場館及大會議室)外,其他一切都未完成。我們因為是金管局職員,每天都要穿整套西裝皮鞋上班,但那裡地面不是雲石就是石屎,會展幾層的面積約十萬平方尺,如果你試過穿高踭鞋一個星期幾日在雲石地行幾個小時,你亦會有身在地獄的感覺。(很後期才開行人電梯,我們都是用樓梯上上落落的。)
~ 場地組包含的範圍及工作量,是各組之冠。單只建立180個國家的臨時辦公室就不容易,除了基本的如電力/網路/電話/傢俱/所有電子器材/文具等等外,還有更細微的例如大國的特別要求,就中國辦公處我們就要到中藝百貨選取可借出的酸枝傢俬。又例如在Grand Hall大台會垂直掛上180個國家的國旗(下面相片的背景就是大台,可以看到國旗),但每個國家國旗向外露出的小部份都有指定,因為要讓每國代表都可在台下容易找到自己的國旗,我們亦要時常去再確認調整。再例如要向國務院確定Grand Hall講台的高度等等(國家領導人致開幕詞)。這些細微細眼,但每一件都不可忽略的事項保守估計數以千項,都是由我們一組十幾人負責。
~ 場地組的工作期,亦是各組最長的,9月尾年會結束後,其他組別差不多都可以即時「鳥獸散」,唯獨場地組要留多一個月,把會展新翼還原,即退還所有在政府或其他地方外借的物資,拆掉所有為年會建立的項目(包括180個辦公室、為國際傳媒而建的傳媒層等)。我們組的組員,在年會結束後就輪間在會展監督日夜進行的還原工作。
說得是地獄組,除了要參與上述工作外,我當然有自己要負責的範圍。我可說非常不幸,雖然當年只得25歲,但他們知道我入職前在電視台工作,最初他們安排我負責即時傳譯系統設備的工作,後來擴展到全個場地的音響/視象/現場直播工作我一人全包,再後期再擴展到同時成為Grand Hall主樓層(新翼五樓)的場地負責人(Floor coordinator)。
先說即時傳譯,IMF/WB年會本身有五個官方語言:French, English, Arabic, Portuguese ,
Spanish,在海外舉辦時也會加上主辦國或其他國家語言,我們那一年加了Russian, Cantonese, Putonghua。要在會議進行即時傳譯,除了要有傳譯員之外,同樣重要的是在所有會議室及Grand Hall裝上傳譯房及一切系統。
即使新建的會展新翼的Grand Hall,本身亦只有五間傳譯房,會議室更是無任何傳譯設施,我們就要根據兩星期的會議日程,計算每一個會議會出現的語言,為每間會議室建立足夠的傳譯房。
這就是傳譯房及控制員的設備
IMF/WB這種級數的組織,當然不會隨便信任任何承辦商,所以海外年會的傳譯系統工程,只指定德國公司Brahler ICS進行,這間公司的客戶都是如聯合國、歐盟、Interpol等級別。我能夠代表香港政府與他們非常緊密的合作,雖然辛苦,但亦很榮幸。(但我也不太明白他們為何會信一個25歲兩年工作經驗的菜鳥負責。)
我在這方面的早期的工作都主要是與各承辦商聯繫、開會和計算。計算就是例如每個會議室要幾多電量/電製,要幾多紅外線發放/接收器,要幾多紅外線耳機等等。這些計算可能每一兩個星期會變一次,Brahler提供的耳機亦不足夠每個會議室的用量要傳來傳去,又要考慮傳送時的保安問題。
到會期前個多月,Brahler的三四十個工程司就從世界外地來到香港,開始搭建傳譯房、安裝接收器、所有傳譯系統音響等,我的工作就是中間人,一邊幫他們解決他們遇到的問題,但亦要監督他們能完成我們及年會的要求,確定系統測試等。(我亦真的在一個晚上發現他們在一個會議室裝少了一個傳譯房。)
容許我自誇一下,跟Brahler ICS合作,有個好處就是知道自己和香港的工作能力有幾強。這個項目的兩個德國負責人,都負責過年會其他海外會議,他們都不約而同「非常肯定」香港的年會是籌備得最好的年會,要知道之前舉辦過海外年會的國家有日本、南韓、德國、加拿大等先進國家啊!
另外,我知道他們三四十個工程司對我的工作表演亦好滿意,負責人向IMF/WB高層點名讚賞我,亦留下聯絡向我說以後需要推薦(reference)可以隨時找他們。最令我感動的,是閉幕禮後他們幾十個大男人有個習慣,所有人換上白恤衫打公司領呔,在拆主禮台前影一張合照。當年閉幕禮後,我因為已達虛脫又整天未吃過東西就走出去吃飯,回場館後不停有同事跟我講Brahler班工程司找我影大合照找了很久(我沒有接電話),他們說要送條公司領呔給我,放我在中間跟他們合照,因為已當我是他們一份子。(找不到我,他們亦沒有跟其他人合照,包括我老細,亦沒有送公司領呔給他,後來送給我的我藏起作留念!)
他們在各自回自己國家前,吃了餐慰努宴,全金管局只請了我跟我老細,我就趁此跟他們影了合照。
又寫得太長了,我負責的其他工作下次再繼。